“ SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN
KOMPETITIF ”
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Selama
beberapa tahun terakhir ini, topik keunggulan kompetitif telah menjadi fokus
dari banyak diskusi. Keunggulan kompetitif dapat
dicapai melalui pengolahan sumber daya fisik, akan tetapi sumber daya virtual
ternyata juga dapat memainkan peranan yang besar. Michael E. Porter diakui
sebagai orang yang paling banyak mengungkapkan konsep keunggulan kompetitif dan
mengontribusikan pemikiran-pemikiran mengenai rantai nilai (value chain) dan
sistem nilai (value system), yang setara dengan melihat sesuatu secara sistem
atas perusahaan dan lingkungannya. Integrasi antara model sistem umum dan model
delapan unsur lingkungan akan menjadi suatu dasar dari suatu konsep yang
menerima banyak perhatian dewasa ini manajemen rantai pasokan (supply chain
management).
Sumber daya informasi sebuah
perusahaan meliputi peranti keras, peranti lunak, spesialis informasi,
pengguna, fasilitas, basis data (database), dan informasi. Informasi memiliki
empat dimensi yang diinginkan, relevasi, akurasi, ketepatan waktu, dan
kelengkapan. Manajemen pengetahuan menyadari bahwa informasi akan mencerminkan
sumber daya pengetahuan perusahaan. Manajemen pengetahuan dibutuhkan untuk
mengorganisasikan, mengakses dan mengungkit data dan informasi perusahaan untuk
pengambilan keputusan.
Sebuah
rencana strategis untuk sumber daya informasi akan mengidentifikasikan
tujuan-tujuan yang harus dipenuhi oleh sistem informasi perusahaan di
tahun-tahun mendatang dan sumber daya informasi yang akan diperlukan untuk
mencapai tujuan-tujuan tersebut.
B. Rumusan Masalah
Adapun rumusan dalam makalah ini adalah sebagai
berikut :
1.
Bagaimanakah system umum dalam perusahaan ?
2. Bagaimanakah
kedudukan perusahaan dalam lingkungannya ?
3. Bagaimana
aliran sumber daya lingkungan (environmental resource flows) ?
4. Bagaimanakah
mengelola aliran sumber daya fisik-manajemen rantai pasokan?
5. Bagaimana cara
perusahaan mengetahui dimensi-dimensi keunggulan kompetitif?
C. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan
penulisan makalah ini adalah :
1.
Untuk menyelesaikan tugas kelompok mata kuliah Sistem
Informasi Manajemen
2.
Untuk mengetahui model system umum perusahaan.
3.
Untuk memahami kedudukan perusahaan dalam
lingkungannya.
4.
Memahami delapan model unsure lingkungan sebagai suatu
kerangka untuk memahami lingkungan dari suatu organisasi bisnis.
5.
Untuk memahami bahwa manajemen rantai pasokan akan
melibatkan perencanaan dan koordinasi sumber-sumber daya fisik yang mengalir
dari pemasok perusahaan, melalui perusahaan, dan kepada para pelanggan
perusahaan.
6.
Untuk mengetahui dimensi-dimensi keunggulan kompetitif.
BAB II
PEMBAHASAN
A. PERUSAHAAN DAN
LINGKUNGAN
Sebuah perusahaan adalah suatu
sistem fisik yang dikelola melalui pengguna sebuah sistem virtual. Sebuah
perusahaan mengambil sumber daya dan lingkungannya, mengubah sumber daya
tersebut menjadi produk dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang diubah
kembali ke lingkungan.
Gambar 1.
Model Sistem Umum Perusahaan
Gambar
tersebut menunjukkan aliran sumber daya dari lingkungan melalui perusahaan dan
kembali kelingkungan. Aliran sumber daya fisik berada dibagian bawah ; aliran
sumber daya virtual berada dibagian atas. Bagian ini menggambarkan model sistem
umum perusahaan, yang menampilkan arsitektur bagian seluruh jenis organisasi
dalam bentuk sebuah sistem.
ALIRAN SUMBER DAYA FISIK
Sumber daya fisik sebuah
perusahaan meliputi pegawai, bahan baku, mesin dan uang. Pegawai dipekerjakan
oleh perusahaan, diubah ke tingkat keahlian yang lebih tinggi melalui pelatihan
dan pengalaman, dan pada akhirnya meninggalkan perusahaan. Bahan baku memasuki
perusahaan dalam bentuk input mentah dan diubah menjadi barang jadi, yang
kemudian dijual kepada para pelanggan perusahaan. Mesin dibeli, digunakan, dan
pada akhirnya dijual dalam bentuk besi tua atau ditukar dengan mesin yang lebih
baru. Uang memasuki perusahaan dalam bentuk penerimaan penjualan, investasi
pemegang saham, dan pinjaman lalu diubah menjadi pembayaran kepada pemasok,
pajak kepada pemerintah, dan pengambilan kepada para pemegang saham. Ketika
berada di dalam perusahaan, sumber daya fisik dipergunakan untuk menghasilkan
produk dan jasa yang dijual oleh perusahaan kepada para pelanggannya.
ALIRAN SUMBER DAYA VIRTUAL
Pada gambar 1 menunjukkan aliran
dari sumber daya virtual: Data, informasi, dan informasi dalam sebuah
keputusan. Aliran dua arah, data dan informasi yang menghubungkan perusahaan
dengan lingkungannya ditunjukkan sebelah kanan.
MEKANISME PENGENDALIAN PERUSAHAAN
Unsur – unsur yang memungkinkan
perusahaan mengendalikan operasinya sendiri meliputi ;
1.
Standar kinerja yang harus dipenuhi oleh perusahaan
jika ia ingin mencapai sebuah tujuan secara keseluruhan.
2.
Manajemen perusahaan
3.
Suatu pemrosesan informasi yang mengubah data menjadi
informasi.
LINGKARAN UMPAN BALIK
Lingkaran umpan balik (feedback
loop) terdiri atas sumber daya virtual. Data dikumpulkan dari perusahaan dan
dari lingkungan lalu dimasukkan kedalam pemroses informasi yang mengubahnya
menjadi informasi yang kemudian diberi kepada para manajer, untuk melakukan
pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi perubahan-perubahan yang
dibutuhkan pada sistim fisik.
PERUSAHAAN DI DALAM LINGKUNGANNYA
Sebuah perusahaan tercipta atas
dasar tujuan untuk memberikan produk dan jasa yang memenuhi kebutuhan
lingkungannya. Sama pentingnya, sebuah perusahaan tidak akan dapat berfungsi
tanpa sumber daya yang diberikan oleh lingkungannya. Unsur-unsur lingkungan
adalah organisasi dan individu yang berbeda di luar perusahaan dan memiliki
pengaruh langsung maupun tidak langsung atas perusahaan. Kedelapan unsur ini
terdapat didalam suatu sistem yang lebih besar yang disebut masyarakat (society),
pada gambar 2 menggambarkan model delapan unsur lingkungan.
Gambar.2 model delapan unsur lingkungan
Model 8 unsur lingkungan :
1.
Pemasok ( supplier ) lebih disebut vendor, memasok
bahan baku, mesin, jasa, orang, dan informasi yang digunakan perusahaan untuk
menghasilkan produk dan jasanya.
2.
Pelanggan ( customer )
3.
Serikat kerja ( Labor union )adalah organisasi dari
para pekerja terampil maupun tidak terampil dari berbagai jenis bidang usaha
dan industri.
4.
Komunitas keuangan ( financial community ) terdiri
atas industri-industri seperti bank dan institusi pemberi pinjaman lainnya yang
mempengaruhi sumber daya keuangan yang tersedia bagi perusahaan.
5.
Pemegang saham dan pemilik ( stockbolders and owners
)orang-orang yang menginvestasikan uang kedalam perusahaan. Mereka adalah
pemilik perusahaan yang sebenarnya.
6.
Pesaing ( competitor ) adalah mencakup semua
organisasi yang bersaing dengan perusahaan didalam pasar.
7.
Pemerintah ( goverment ) baik itu ditingkat nasional,
provinsi maupun local, akan memberikan pembatasan dalam bentuk peraturan dan
perundang-undangan dan juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian,
informasi dan dana
8.
Komunitas global ( global community ) adalah wilayah
geografis dimana perusahaan menjalankan operasinya. Perusahaan menunjukkan
tanggungjawabnya kepada masyarakat global dengan menghargai lingkungan hidup,
memberikan produk dan jasa dan memberikan kontribusi kepada mutu kehidupan, dan
melakukan operasinya secara etis.
Aliran sumber daya lingkungan
Perusahaan
terhubung dengan unsur – unsur lingkungannya memalui aliran sumber daya
lingkungan (environmental resource flows).
Beberapa sumber daya mengalir lebih sering dari pada sumber daya yang
lain. Aliran – aliran yang umum terjadi meliputi :
1.
Aliran informasi dari pelanggan
2. Aliran bahan baku kepelanggan
3. Aliran uang
kepada pemegang saham
4. Aliran bahan
baku dari pemasok
Aliran yang lebih jarang terjadi
meliputi aliran uang dari pemerintah (seperti uang penelitian), aliran bahan
baku kepada pemasok (pengembalian barang dagangan), dan aliran pegawai kepada
pesaing (karyawan yang “diajak” perusahaan lain),
Tidak
semua aliran sumber daya terjadi diantara perusahaan dan seluruh unsur
lingkungannya. Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan
seluruh unsur adalah informasi, dan perusahaan berusaha untuk menjadikan
hubungan informasi dengan pesaing sebagai sesuatu aliran satu arah.
Mengelola Aliran Sumber Daya
Fisik – Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain
Management)
Management)
Jalur
yang memfasilitasi aliran sumber daya fisik dari pemasok kepada perusahaan dan
selanjutnya kepada pelanggan disebut sebagai rantai pasokan (supply chain).
Aliran sumber daya melalui rantai pasokan harus dikelola untuk memastikan bahwa
aliran tersebut terjadi dengan cara yang tepat waktu dan efisien yang disebut
sebagai manajemen rantai pasokan (supply chain management) yang terdiri atas
aktivitas-aktivitas berikut ini :
o
Meramalkan permintaan pelanggan.
o
Membuat jadwal produksi.
o
Menyiapkan jaringan transportasi.
o
Memesan persediaan pengganti dari para pemasok.
o
Menerima persediaan dari pemasok.
o
Mengelola persediaan-bahan mentah, barang dalam
proses, dan barang jadi.
o
Melakukan produksi.
o
Melakukan transportasi sumber daya kepada pelanggan.
o
Melacak aliran sumber daya dari pemasok, di dalam
perusahaan, dan kepada pelanggan.
Sistem informasi perusahaan dapat
digolongkan dalam melaksanakan tiap-tiap aktivitaas diatas.
Sistem Elektronik
Seiring
dengan bergeraknya sumber daya melalui rantai pasokan, setiap tindakan akan
dicatat dalam terminal komputer yang terdapat di lokasi pemasok, di dalam area
penerimaan perusahaan, di dalam area persediaan dan produksi perusahaan, di
dalam area pengiriman perusahaan, di dalam kendaraan yang digunakan oleh
transportir, dan di lokasi pelanggan. Data dimasukkan ke dalam terminal melalui
input keyboard, pemindaian kode batang, atau ID frekuensi radio. Dengan
terkumpulnya data, sistem informasi perusahaan akan diperbarui untuk
menggambarkan lokasi terakhir dari sumber daya yang sedang dilacak. Kemampuan
untuk melacak aliran sumber daya seiring dengan terjadinya, akan memberikan
kontribusi pada manajemen rantai pasokan.
Manajemen
Rantai Pasokan dan Sistem Perencanaan Sumber Daya Usaha
Manajemen rantai pasokan hanya salah
satu aspek dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise
resource planning-ERP), namun memainkan peranan yang sangat penting dalam
operasi yang didalam rantai pasokan akan membantu memfasilitasi aliran
informasi rantai pasokan. Dalam hal ini, perpindahan data dari satu anggota ke
anggota yang lain akan terfasilitasi dan semua anggota akan dapat meraih
keuntungan, tetapi anggota terkuat dari rantai pasokanlah yang biasanya akan
menerima keuntungan terbesar.
B.
KEUNGGULAN KOMPETITIF
Seiring
dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan jasa para pelanggannya, maka
perusahaan akan berusaha untuk mendapatkan keunggulan di atas para pesaingnya.
Satu hal yang tidak terlalu terlihat jelas adalah adanya fakta bahwa sebuah
perusahaan juga akan dapat mencapai keunggulan kompetitif melalui penggunaan
sumber daya virtualnya. Di dalam bidang sistem informasi, keunggulan kompetitif (competitive
advantage), mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan
pengungkitan (leverage), di dalam
pasar.
Rantai Nilai
Porter
Profesor
Harvard Michael E. Porter yakin bahwa sebuah perusahaan meraih keunggulan
kompetitif dengan menciptakan suatu rantai nilai (value chain). Margin adalah
nilai dari produk dan jasa perusahaan setelah dikurangi harga pokoknya, seperti
yang diterima oleh pelanggan perusahaan. Meningkatkan margin adalah tujuan dari
rantai nilai.
Perusahaan
menciptakan nilai dengan melakukan apa yang disebut oleh Porter sebagai
aktivitas nilai (value activities). Aktivitas nilai terdiri atas dua jenis :
utama dan pendukung.
a.
Aktivitas nilai
utama (primary value activities) meliputi logistik input yang
mendapatkan bahan baku dan persediaan dari pemasok, operasi perusahaan yang
mengubah bahan baku menjadi barang jadi, logistik output yang memindahkan
barang kepada pelanggan, operasi pemasaran penjualan yang mengidentifikasi
kebutuhan pelanggan dan mendapatkan pesanan, dan aktivitas-aktivitas jasa yang
menjaga hubungan pelanggan yang baik setelah penjualan. Aktivitas nilai utama
ini mengelola aliran sumber daya fisik di sepanjang perusahaan.
b.
Aktivitas nilai
pendukung (support value activities) mencakup infrastruktur perusahaan,
bentuk organisasi yang secara umum akan memengaruhi seluruh aktivitas utama.
Selain itu, tiga aktivitas akan memengaruhi aktivitas utama secara terpisah
maupun dalam bentuk terkombinasi yaitu :
· manajemen
sumber daya manusia,
· pengembangan
teknologi, dan
· pengadaan (atau
pembelian).
Masing-masing
aktivitas nilai, baik utama maupun pendukung akan mengandung tiga unsur
penting, yaitu :
1.
input yang di beli,
2. sumber daya
manusia
3. teknologi.
Gambar analisis
rantai nilai
Memperluas
Ruang Lingkup Rantai Nilai
Kaitan rantai
nilai perusahaan ke rantai nilai organisasi lain dapat menghasilkan suatu
sistem interorganisasional (interorganizational system-IOS).
Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi disebut sebagai sekutu bisnis
(business partners).Mereka bekerja bersama sebagai suatu unit tunggal yang
terkoordinasi, sehingga menimbulkan suatu sinergi yang tidak dapat dicapai jika
masing-masing bekerja sendirian. Sebuah perusahaan dapat mengaitkan rantai
nilainya kepada rantai nilai pemasoknya dengan mengimplementasikan sistem yang
membuat sumber daya input tersedia bila dibutuhkan. Salah satu contoh adalah
kesepakatan just-in-time (JIT) dengan pemasok untuk mengirimkan bahan baku
sehingga bahan baku akan tiba beberapa jam sebelum digunakan di dalam proses
produksi.
Ketika
para pembeli produk perusahaan adalah organisasi, rantai nilai mereka juga
dapat dikaitkan dengan rantai nilai perusahaan dan para anggota distribusinya.
Ketika pembeli adalah pelanggan individual, mereka dapat menggunakan komputer
mereka untuk masuk ke dalam situs Web perusahaan untuk mendapatkan informasi
dan melakukan pembelian. Karena setiap aktivitas nilai mencakup komponen
informasional, mengelola sumber daya informasi sebuah perusahaan adalah langkah
penting dalam meraih keunggulan kompetitif.
Keunggulan
kompetitif dapat direalisasikan dalam hal mendapatkan keunggulan strategis,
taktis, maupun operasional. Pada tingkat manajerial yang tertinggi, tingkat
perencanaan strategis-sistem informasi dapat digunakan untuk mengubah arah
sebuah perusahaan dalam mendapatkan keunggulan strategisnya. Pada tingkat
kendali manajemen (menengah), manajer dapat memberikan spesifikasi mengenai
bagaimana rencana strategis akan diimplementasikan sehingga menciptakan suatu
keunggulan taktis. Pada tingkat kendali operasional (lebih rendah), manajer
dapat menggunakan teknologi informasi dalam berbagai pengumpulan data dan
penciptaan informasi yang akan memastikan efisiensi operasi, sehingga mencapai
keunggulan operasional.
Keunggulan strategis (strategic
advantage) adalah keunggulan yang dimiliki dampak fundamental
dalam membentuk operasi perusahaan. Sistem informasi dapat digunakan untuk
menciptakan keunggulan strategis. Tingkat
strategis akan menentukan arah dan tujuan perusahaan, namun tetap masih
terdapat kebutuhan akan suatu rencana yang dapat mencapai suatu strategi yang
menyadari arti penting dari keamanan.
Keunggulan Taktis. Sebuah
perusahaan mendapatkan keunggulan taktis (tactical advantage) ketika perusahaan
tersebut mengimplementasikan strategi dengan cara yang lebih baik dari para
pesaingnya. Semua perusahaan ingin memuaskan pelanggan, karena kepuasan
pelanggan akan menghasilkan pengulangan pembelian.
Perusahaan mendapatkan keunggulan taktis dalam
beberapa hal, yaitu :
1.
Pelanggan melihat potongan harga sebagai alasan untuk
terus membeli produk dari perusahaan. Potongan itu sendiri merupakan insentif
bagi pelanggan, namun juga dapat memberikan keuntungan ekonomis bagi
perusahaan.
2.
Sistem informasi dapat menyarankan produk mana yang
mungkin ingin dibeli oleh pelanggan. Perusahaan tidak hanya akan mendorong
kesetiaan pelanggan, namun juga dapat meningkatkan keuntungan dari penjualan.
Keputusan
strategis adalah menjadikan sistem informasi perusahaan tersedia bagi para
pelanggan untuk meningkatkan layanan pelanggan. Perusahaan mengembangkan suatu
sistem informasi taktis yang tidak hanya akan meningkatkan kepuasan pelanggan,
namun juga akan meningkatkan profitabilitas.
Keunggulan Operasional, (Operational
advantage) adalah keunggulan yang berhubungan dengan transaksi
dan proses sehari-hari. Di sinilah sistem informasi akan berinteraksi secara
langsung dengan proses.
Suatu
situs Web yang “mengingat” pelanggan dan preferensi mereka dari
transaksi-transaksi masa lalu akan mencerminkan suatu keunggulan operasional.
Browser sering memiliki cookies, file-file kecil berisi informasi yang terdapat
di dalam komputer pengguna, yang dapat menyimpan informasi lain yang
berhubungan dengan transaksi pengguna yang merupakan kemudahan bagi pelanggan,
bahwa para pelanggan yang menggunakan Web untuk menempatkan pembelian mereka
akan menghemat beban perusahaan membayar seorang juru tulis untuk memasukkan
data, tetapi ini hanyalah keuntungan yang bersifat minor saja. Data yang
dimasukkan oleh pengguna kemungkinan besar akan lebih akurat. Karena data tidak
dikomunikasikan secara lisan kepada orang lain, maka tidak akan terjadi
kesalahpahaman di dalam komunikasi.
Tiga
tingkat keunggulan kompetitif di atas akan bekerja bersama-sama. Sistem
informasi yang terpengaruh oleh ketiga tingkat ini akan memiliki kemungkinan
terbaik untuk meningkatkan kinerja sebuah perusahaan secara substansial.
TANTANGAN DARI
PESAING-PESAING GLOBAL
Perusahaan
multinasional (multinational corporation-MNC) adalah perusahaan yang beroperasi
lintas produk, pasar, negara, dan budaya yang terdiri atas perusahaan induk dan
sekelompok anak perusahaan. Anak perusahaan-anak perusahaan tersebut dapat
tersebar secara geografis, dan masing-masing dapat memiliki sasaran, kebijakan
dan prosedurnya sendiri.
Pemikiran
akan pesaing-pesaing global bukan hanya untuk organisasi-organisasi lain saja.
kalangan profesional dan staf yang bekerja di negara lain yang bersaing untuk
pekerjaan yang sama seperti yang terjadi di negara tuan rumah juga dapat
dianggap sebagai pesaing.
Alasan
utama melakukan outsource adalah ekonomi. Namun, oustourcing juga memiliki
kelemahannya sendiri. Satu hal yang khususnya sangat penting bagi oustourcing
TI adalah perlindungan Hak Kekayaan Intelektual (HAKI), yang di beberapa negara
tidak mendapat perlindungan yang memadai. Satu cara untuk mengatasi masalah
HAKI adalah dengan mengakuisisi perusahaan outsourcee asing.
Kebutuhan
Khusus untuk Pemrosesan Informasi di Perusahaan Multinasional
Meskipun
semua perusahaan memiliki kebutuhan pemrosesan informasi dan koordinasi,
kebutuhan-kebutuhan ini merupakan hal yang sangat penting artinya bagi
perusahaan multinasional (MNC). MNC adalah sebuah sistem terbuka yang berusaha
untuk meminimalkan ketidakpastian yang terdapat dalam lingkungannya.
Ketidakpastian adalah “perbedaan antara jumlah informasi yang dibutuhkan untuk
melakukan suatu pekerjaan dan jumlah informasi yang telah dimiliki oleh
organisasi.”.
Kebutuhan Khusus untuk Koordinasi di
Perusahaan Multinasional
Koordinasi
adalah kunci untuk mencapai keunggulan kompetitif di dalam pasar global.
Perusahaan yang tidak mampu mendapatkan kendali strategis atas operasinya di
seluruh dunia dan mengelolanya dengan cara yang terkoordinasi secara global,
tidak akan dapat meraih kesuksesan dalam perekonomian internasional.
Kabar
buruk bagi para eksekutif MNC adalah tantangan koordinasi semakin besar bagi
MNC dibandingkan sebuah perusahaan yang membatasi aktivitasnya hanya di negara
asalnya. Kesulitan timbul dari adanya kenyataan bahwa sumber daya yang
digunakan oleh MNC sangat luas terdistribusi. Sumber daya informasi yang
tersebar-peranti keras, peranti lunak, dan pegawai menjadi sulit untuk dikelola
dan dapat diatur oleh praktik-praktik bisnis yang saling bertentangan.
Kabar
baiknya adalah bahwa kemajuan di bidang teknologi informasi, metodologi, dan
komunikasi telah membuat koordinasi global menjadi jauh lebih mudah. Tetapi
bahkan dengan kemajuan-kemajuan ini, koordinasi tetap menjadi suatu tantangan
besar.
Keuntungan Koordinasi
Banyak
keuntungan yang diperoleh oleh MNC adalah karena memiliki kemampuan pemrosesan
informasi yang baik yang didasarkan pada kemampuannya dalam berkoordinasi.
Keuntungan koordinasi antara lain meliputi :
1.
Fleksibilitas dalam merespons pesaing di berbagai negara dan pasar.
2.
Kemampuan untuk merespons perubahan yang terjadi di satu negara pada satu
negara lain atau satu wilayah dalam satu negara lain.
3.
Kemampuan untuk menyamai kebutuhan pasar di seluruh dunia.
4.
Kemampuan untuk berbagi pengetahuan antarunit di berbagai negara.
5.
Mengurangi biaya operasi secara keseluruhan.
6.
Peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.
7.
Kemampuan untuk meraih dan mempertahankan keragaman produk perusahaan dan juga
bagaimana produk diproduksi dan didistribusikan.
Semua
keunggulan di atas disebabkan oleh adanya pengurangan waktu dan biaya
komunikasi yang dimungkinkan melalui penggunaan sumber daya informasi
perusahaan.
Tantangan Dalam Mengembangkan Sistem
Informasi Global
Pengembangan
semua jenis sistem informasi dapat menjadi suatu tantangan, tetapi ketika
sistem yang dibuat mencakup batas internasional, para pengembangnya harus
mengatasi beberapa kendala yang unik. Istilah sistem informasi global (global
information system-GIS) diberikan untuk suatu sistem informasi yang terdiri
atas beberapa jaringan yang melintasi batas negara.
Berikut adalah beberapa kendala yang harus diatasi
oleh pengembang GIS, yaitu :
a.
Kendala-kendala Politis
Pemerintah
nasional di suatu negara di mana anak perusahaan berada dapat menerapkan
beragam pembatasan yang menjadikan perusahaan induk mengalami kesulitan untuk
memasukkan anak perusahaan tersebut ke dalam jaringan. Pembatasan yang umum
adalah akses yang terbatas ke komunikasi berkecepatan tinggi. Karena
infrastruktur telepon biasanya dimiliki dan dioperasikan oleh pemerintah dan
bukannya perusahaan swasta, hal ini dapat menjadi suatu rintangan yang cukup
berat.
b.
Rintangan Budaya dan Komunikasi
Interaksi dengan teknologi dapat sangat bervariasi di
beberapa budaya. Antarmuka (interface) GIS harus tetap konsisten meskipun
menggunakan bahasa yang berbeda-beda. Sebagai akibatnya, kebanyakan antarmuka
GIS mengandalkan grafik dan icon untuk berinteraksi dengan pengguna dan tidak
terlalu bergantung pada perintah yang diketikkan ke dalam field. Selain itu,
masalah rancangan GIS juga dapat diselesaikan dengan menawarkan beragam format
yang memiliki fungsionalitas yang sama. Jika sebuah perusahaan memutuskan untuk
membuat GIS, ia harus bersedia untuk mengadaptasi berbagai kebutuhan populasi
global ke dalam sistemnya.
Di dalam
beberapa masyarakat tertentu, penggunaan teknologi dianggap sebagai suatu
pekerjaan yang tidak membutuhkan keahlian, sedangkan di masyarakat lainnya
dipandang sebagai suatu pertanda tingkat sosial.
- Pembatasan Pembelian dan Impor Peranti Keras. Pemerintah
nasional mencoba untuk melindungi pabrikan lokal dan merangsang investasi asing
pada produksi lokal dengan menentukan bahwa hanya peralatan yang diproduksi
atau dirakit di negara itu yang dapat dipergunakan. Ketentuan seperti ini dapat
memengaruhi pengoperasian berbagai sistem peranti keras dan lunak yang berbeda.
- Pembatasan Pemrosesan Data. Kebijakan
nasional dapat mengatur bahwa data harus diproses di dalam negeri, bukan
dikirimkan ke luar negeri dan diproses di tempat lain.
- Pembatasan Komunikasi Data. Pembatasan
komunikasi data yang paling banyak dipublikasikan adalah pembatasan yang
dikenakan pada aliran data antarnegara. Aliran data antarnegara (transborder
data flow-TDF), adalah pergerakan data yang dapat dibaca oleh mesin melintasi
batas negara.
c.
Masalah-masalah teknologi
MNC sering kali didera dengan masalah yang berhubungan
dengan tingkat teknologi yang terdapat di negara-negara anak perusahaannya. Di
beberapa negara, sumber listrik yang dapat diandalkan mungkin tidak tersedia,
sehingga mengakibatkan seringnya terjadi gangguan listrik. Sirkuit
telekomunikasi sering kali hanya dapat mengirimkan data dengan kecepatan yang
rendah, dan kualitas transmisinya juga buruk. Peranti lunak juga dapat menjadi
masalah. Karena banyak negara tidak memerhatikan hak cipta atas peranti lunak
dan menutup mata pada peranti lunak berjalan, beberapa vendor peranti lunak
menolak untuk berbisnis di beberapa negara tertentu.
d.
Kurangnya Dukungan dari Manajemen Anak Perusahaan
Manajemen kantor anak perusahaan sering
kali ikut menjadi masalah. Beberapa merasa yakin bahwa mereka dapat menjalankan
anak perusahaannya tanpa harus mendapat bantuan, dan mereka memandang peraturan
yang ditetapkan oleh kantor pusat sebagai suatu hal yang tidak perlu. Beberapa
manajer anak perusahaan mendapat imbalan berdasarkan profitabilitas, dan mereka
akan berusaha untuk menghambat solusi korporat yang mereka anggap akan dapat
mengurangi pendapatan mereka. Manajemen kantor di luar negeri juga dapat
melihat GIS sebagai salah satu jenis pengawasan dari “Big Brother”. Para
manajer tingkat menengah dapat merasa takut dilewati oleh rantai informasi baru
yang menghimpun data operasional kepada perusahaan induk.
Dengan
segala kemungkinan masalah di atas, adalah mukjizat kecil jika MNC mencoba
untuk mengembangkan GIS. Meskipun menghilangkan seluruh masalah di atas adalah
suatu hal yang mustahil untuk dilakukan, pengaruh MNC dapat diminimalkan dengan
mengikuti strategi yang terencana dengan baik yang dituangkan ke dalam rencana
strategis sumber daya informasi.
MANAJEMEN
PENGETAHUAN
Sumber daya informasi sebuah
perusahaan terdiri atas:
a. Peranti keras
komputer
b. Peranti lunak
komputer
c.Spesialis
informasi
d. Pengguna
e. Fasilitas
f. Database
g. Informasi
Ketika
manajer memutuskan untuk menggunakan informasi guna mencapai keunggulan
kompetitif, mereka harus mengelola sumber daya ini agar dapat meraih hasil yang
dinginkan. Informasi, sama seperti sumber daya lainnya, memerlukan manajemen.
Para manajer memastikan bahwa data mentah yang dikumpulkan telah dikumpulkan
dan kemudian diproses menjadi informasi yang bermanfaat. Manajer kemudian
memastikan bahwa individu-individu yang tepat akan menerima informasi dalam
bentuk yang tepat dan pada waktu yang tepat sehingga ia dapat dipergunakan.
Terakhir, manajer akan membuang informasi terbaru dan akurat. Semua aktivitas
ini-mengakuisisi data, memproses data menjadi informasi, menggunakan dan
mengomunikasikan informasi dengan cara yang paling efektif, dan menghapus
informasi pada waktu yang tepat disebut manajemen pengetahuan (knowledge
management).
Dimensi Informasi
Ketika
pengembang sistem (pengguna maupun spesialis informasi) mendefinisikan output
yang diberikan oleh prosesor informasi, mereka akan mempertimbangkan empat
dimensi dasar informasi. Keempat dimensi yang diinginkan akan dapat menambah
nilai dari informasi tersebut, yaitu :
-
Relevansi, informasi memiliki relevansi jika informasi
tersebut berhubungan dengan masalah yang sedang dihadapi. Data yang relevan
dengan pengambilan keputusan yang akan diambil saja yang akan disebut dengan
“informasi”.
-
Akurasi, idealnya seluruh informasi seharusnya akurat.
Dan tingkat keakuratannya harus maksimal.
-
Ketepatan waktu, informasi sebaiknya tersedia untuk
pengambilan keputusan sebelum situasi yang genting berkembang atau hilangnya
peluang yang ada.
-
Kelengkapan, Para pengguna hendaknya dapat memperoleh
informasi yang menyajikan suatu gambaran lengkap atas suatu masalah teretentu
atau solusinya.
Biasanya
yang terbaik adalah membiarkan pengguna menentukan sendiri dimensi informasi
yang dibutuhkannya. Bilamana dibutuhkan, spesialis informasi dapat membantu
pengguna melakukan pendekatan atas pekerjaan ini dengan cara-cara yang logis.
Sifat Manajemen Pengetahuan yang
Berubah-ubah
Manajemen
pengetahuan pada awalnya berfokus pada sistem pemrosesan transaksi yang akan
memproses pesanan pelanggan, membuat catatan persediaan, menghitung jumlah
gaji, dan tugas-tugas lain yang serupa. Karenanya, sistem informasi dianggap
memiliki “tingkat rendah” karena berhubungan dengan pekerjaan-pekerjaan yang
diberikan kepada organisasi di “tingkat rendah.” Kini, organisasi mengakui
bahwa sistem informasi mengumpulkan pengetahuan yang terdapat di dalam suatu
organisasi, dan organisasi harus mengelola pengetahuan tersebut.
a. Sistem Informasi
Warisan
Sistem informasi awal serta peranti lunak dan keras
yang tidak sesuai atau hanya sesuai secara parsial dengan teknologi informasi
terkini disebut sebagai sistem warisan (legacy systems). Meskipun data yang
dikumpulkan oleh sistem warisan terutama memproduksi informasi historis,
informasi tersebut masih dianggap berharga.
Kebanyakan
data warisan dapat diubah dan dipergunakan oleh teknologi-teknologi baru. Teks
dan angka yang sering kali menyusun file-file warisan dapat diimpor ke dalam
basis data modern. Pengambilan data dapat mengharuskan nilai-nilai data yang
lama diperbarui menjadi nilai-nilai baru. Satu
masalah dalam mengubah data warisan adalah bahwa data seperti ini bisa jadi
tidak tersedia dalam format digital. Beberapa data warisan dapat hanya tersedia
dalam bentuk cetakan kertas.
b. Manajemen Gambar
Foto-foto
digital dari cetakan dapat disimpan sebagai file-file komputer yang dapat
dijadikan referensi oleh sistem informasi perusahaan saat ini. Terdapat peranti
lunak komputer khusus yang akan menerjemahkan gambar data teks dan numerik
menjadi sebuah file pengolah kata. Tingkat akurasi terjemahan sistem peranti
lunak ini tergantung pada beberapa faktor, namun biasanya berada dikisaran
antara 80% hingga 95%. Perusahaan harus
memutuskan apakah beban untuk mencapai tingkat akurasi 100% akan melebihi
manfaatnya. Mencapai tingkat akurasi 100% akan melibatkan penggunaan pegawai
untuk membaca dan memverivikasi hasil terjemahan yang dibuat oleh perangkat
lunak.
Perencanaan Strategis untuk Sumber Daya Informasi
Perusahaan-perusahaan
pertama yang menggunakan komputer menempatkan tanggung jawab pengelolaan sumber
daya informasi di tangan sebuah unit khusus yang terdiri atas para profesional
informasi. Unit ini, yang disebut sebagai layanan informasi (information
services-IS), dikelola oleh seorang manajer yang mungkin memiliki status wakil
presiden. Praktik yang diterima adalah membuat layanan informasi sebagai suatu
area bisnis utama dan memasukkan manajer puncaknya di dalam kelompok eksekutif
senior, seperti komite eksekutif, yang melakukan pengambilan-pengambilan
keputusan penting bagi perusahaan.
Chief Information Officer dan Chief
Technology Officer
Chief
information officer (CIO) atau chief technology officer (CTO) adalah manajer
dengan tingkat tertinggi di layanan informasi. Orang ini akan menyumbangkan
keahlian manajerialnya dalam memecahkan masalah-masalah yang tidak hanya
berhubungan dengan layanan informasi saja, melainkan juga area-area operasi
perusahaan lainnya.
CIO
atau CTO dapat memosisikan layanan informasi sebagai salah satu unsur vital
dalam struktur organisasi perusahaan dengan melaksanakan saran-saran berikut
ini :
-
Meluangkan waktu dalam bisnis dan pelatihan bisnis.
Pelajari pula bisnisnya, bukan hanya teknologinya saja.
-
Secara aktif mencari kemitraan dengan unit-unit bisnis
dan manajemen lini, jangan menunggu untuk diundang.
-
Fokus pada perbaikan proses bisnis.
-
Menjelaskan biaya-biaya IS dalam istilah bisnis.
-
Membangun kredibilitas dengan memberikan jasa IS yang
dapat diandalkan.
-
Terbuka untuk ide-ide yang berasal dari luar bidang
IS.
Perencanaan
Strategis bagi Perusahaan
Ketika
sebuah perusahaan mengorganisasikan para eksekutifnya ke dalam suatu komite
eksekutif, kelompok ini biasanya akan bertanggung jawab atas perencanaan
strategis bagi keseluruhan perusahaan. Pada tingkat yang paling minimum, komite
eksekutif terdiri atas presiden dan wakil presiden bidang-bidang bisnis
perusahaan. Komite ini akan menentukan rencana bisnis strategis organisasi.
Setelah
rencana dibuat, komite eksekutif akan memonitor pelaksanaannya sepanjang tahun
dan jika dibutuhkan, mengambil tindakan yang sesuai. Komite juga dapat
mengambil inisiatif pengambilan keputusan yang ditujukan untuk memastikan bahwa
seluruh sasaran perusahaan akan tercapai.
Rencana
Strategis untuk Area-area Bisnis
Ketika
para eksekutif sebuah perusahaan sepenuhnya memiliki komitmen pada perencanaan
strategis, mereka melihat adanya kebutuhan bagi masing-masing area bisnis untuk
mengembangkan rencana strategisnya sendiri. Rencana area bisnis ini akan
merinci bagaimana area-area tersebut akan mendukung usaha ketika berusaha
mencapai sasaran strategisnya.
Salah
satu pendekatan pada perencanaan strategis area bisnis adalah untuk setiap area
membuat rencananya sendiri secara terpisah dari area-area yang lain. Akan
tetapi, pendekatan seperti ini tidak dapat memastikan bahwa area-area akan
dapat bekerja sama dengan baik.
Pendekatan SPIR
Perencanaan Strategis untuk Sumber Daya Informasi (Strategic Planning for
Information Resources-SPIR), Adalah pengembangan rencana
strategis secara paralel bagi layanan informasi dan perusahaan sehingga rencana
perusahaan akan mencerminkan dukungan yang akan diberikan oleh layanan
informasi. Rencana IS akan mencerminkan permintaan dukungan sistem di masa
mendatang.
Gambar area –
area bisnis harus bekerja sama dalam mengembangkan rencana strategisnya
Gambar perencanaan startegi untuk sumber daya informasi
Gambar kerangka bagi rencana strategis sumber daya informasi
BAB III
KESIMPULAN
Sebuah
perusahaan adalah suatu sistem fisik yang dikelola melalui pengguna sebuah
sistem virtual. Sebuah perusahaan mengambil sumber daya dan lingkungannya,
mengubah sumber daya tersebut menjadi produk dan jasa, dan mengembalikan sumber
daya yang diubah kembali ke lingkungan. Model
Sistem Umum Perusahaan tersebut menunjukkan aliran sumber daya dari
lingkungan melalui perusahaan dan kembali kelingkungan.
Di
dalam bidang sistem informasi, keunggulan kompetitif (competitive advantage),
mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan (leverage), di
dalam pasar. Profesor Harvard Michael E. Porter yakin bahwa sebuah perusahaan
meraih keunggulan kompetitif dengan menciptakan suatu rantai nilai (value
chain). Margin adalah nilai dari produk dan jasa perusahaan setelah dikurangi
harga pokoknya, seperti yang diterima oleh pelanggan perusahaan. Meningkatkan
margin adalah tujuan dari rantai nilai.
Perusahaan
menciptakan nilai dengan melakukan apa yang disebut oleh Porter sebagai
aktivitas nilai (value activities). Aktivitas nilai terdiri atas dua jenis :
utama dan pendukung Keunggulan kompetitif dapat direalisasikan dalam hal
mendapatkan keunggulan strategis, taktis, maupun operasional. Ketika manajer
memutuskan untuk menggunakan informasi guna mencapai keunggulan kompetitif,
mereka harus mengelola sumber daya ini agar dapat meraih hasil yang dinginkan.
Informasi, sama seperti sumber daya lainnya, memerlukan manajemen. Empat dimensi
dasar informasi yang diinginkan akan dapat menambah nilai dari informasi
tersebut, yaitu : Relevansi, Akurasi, Ketepatan waktu, Kelengkapan.
DAFTAR PUSTAKA
http://moo-selamanya.blogspot.com/2012/12/sistem-informasi-untuk-keunggulan.html
McLeod,Jr,Raymond., Schell, George P. 2008. Siatem Informasi Manajemen.Jakarta. Salemba Empat
*penjelasan melalui video dari kelompok 10 yang bersumber dari https://www.youtube.com/watch?v=mKgrpihs17U
Tidak ada komentar:
Posting Komentar